informations générales
Hérault
Le Service Vie Etudiante est rattaché à la Direction Vie De Campus. Il a plus particulièrement en charge l'accompagnement de l'initiative étudiante via notamment la part FSDIE de la CVEC, la gestion de l'espace solidaire "La Ruche de Paul Va" et de la Maison des Etudiant-e-s et plus généralement l'animation du campus et la vie étudiante.
Le service promeut la qualité de vie des étudiant-e-s.
Sous la responsabilité hiérarchique du-de la responsable du Service Vie Etudiante, la-le gestionnaire de la vie associative participe à la mise en œuvre des missions du service : organisations des commissions vie étudiante, accueil et accompagnement de l'initiative étudiante, participation aux projets de la vie de campus.
Missions
Accueil et accompagnement de l'initiative étudiante
Accueillir et renseigner les usagers (accueil physique, téléphonique et mail) et plus particulièrement la vie associative étudiante.
Accompagner les étudiants porteurs de projets dans le montage du dossier de demande de subvention FSDIE et assurer le suivi du projet (réalisation, suivi des dépenses, contrôle des bilans, demande de remboursements).
Accompagner et assurer le suivi de la vie associative (création, reprise ou modification d'association).
Instruire les demandes de stands étudiants.
Participer aux projets et à la mise en œuvre des événements du service (journée de rentrée, formations, etc.).
Participer aux enquêtes et aux bilans internes et externes.
Gestion des commissions étudiantes
Organiser les commissions de la vie étudiante (CVE et FSDIE en collaboration avec le N+1) :
Gérer la logistique (ordre du jour, date, convocation des membres, émargement, etc.)
Réceptionner et vérifier les documents arbitrés en commission (rapports moraux et financiers des associations, dossiers de demandes de subvention, etc.).
Assurer le suivi des décisions prises en commission :
Rédiger les comptes rendus et assurer le passage dans les instances compétentes (CEVU-CA) et les diffuser aux membres des commissions.
Communiquer les avis de subvention aux porteurs de projet (commissions FSDIE Projets), les arrêtés de domiciliation ou d'hébergement (CVE).
Assurer la mise au paiement des subventions validées par les instances compétentes (subvention FSDIE Projets, subvention de fonctionnement, subvention service civique, subvention citoyenneté.).
Gérer la subvention citoyenneté : Assurer annuellement le calcul de la répartition de la subvention citoyenneté (élaborer le tableau de suivi et le calcul d'attribution, assurer le passage au CA et procéder à la mise au paiement).
Référent RGPD
Suivre les réunions du réseau RGPD.
Transmettre les informations aux agents du service et aux associations étudiantes.
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Bonne connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur, des différentes tutelles et partenaires du domaine de la vie de campus et/ ou la vie associative
Notion de base en gestion budgétaire et comptable
Connaissance des réseaux de relation interne et externe dans ces domaines
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Bonne maîtrise des techniques d'expression écrite, orale et de synthèse
Utilisation des outils de bureautiques
Mise en œuvre et optimisation des procédures de gestion spécifiques aux domaines liés à l'activité du service
Maîtrise des prérequis concernant le montage de projet
SAVOIRS ÊTRE
Sens des responsabilités
Capacité de reporting à sa hiérarchie
Organisation, rigueur, fiabilité
Sens du relationnel, de l'écoute, de la discrétion
Goût du travail en collaboration comme en autonomie
Sens de l'initiative et de l'animation, force de proposition
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Expérience souhaitée dans le domaine administratif.
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Sous la responsabilité hiérarchique du-de la responsable du Service Vie Etudiante, la-le gestionnaire de la vie associative participe à la mise en œuvre des missions du service : organisations des commissions vie étudiante, accueil et accompagnement de l'initiative étudiante, participation aux projets de la vie de campus.
Missions
Accueil et accompagnement de l'initiative étudiante
Accueillir et renseigner les usagers (accueil physique, téléphonique et mail) et plus particulièrement la vie associative étudiante.
Accompagner les étudiants porteurs de projets dans le montage du dossier de demande de subvention FSDIE et assurer le suivi du projet (réalisation, suivi des dépenses, contrôle des bilans, demande de remboursements).
Accompagner et assurer le suivi de la vie associative (création, reprise ou modification d'association).
Instruire les demandes de stands étudiants.
Participer aux projets et à la mise en œuvre des événements du service (journée de rentrée, formations, etc.).
Participer aux enquêtes et aux bilans internes et externes.
Gestion des commissions étudiantes
Organiser les commissions de la vie étudiante (CVE et FSDIE en collaboration avec le N+1) :
Gérer la logistique (ordre du jour, date, convocation des membres, émargement, etc.)
Réceptionner et vérifier les documents arbitrés en commission (rapports moraux et financiers des associations, dossiers de demandes de subvention, etc.).
Assurer le suivi des décisions prises en commission :
Rédiger les comptes rendus et assurer le passage dans les instances compétentes (CEVU-CA) et les diffuser aux membres des commissions.
Communiquer les avis de subvention aux porteurs de projet (commissions FSDIE Projets), les arrêtés de domiciliation ou d'hébergement (CVE).
Assurer la mise au paiement des subventions validées par les instances compétentes (subvention FSDIE Projets, subvention de fonctionnement, subvention service civique, subvention citoyenneté.).
Gérer la subvention citoyenneté : Assurer annuellement le calcul de la répartition de la subvention citoyenneté (élaborer le tableau de suivi et le calcul d'attribution, assurer le passage au CA et procéder à la mise au paiement).
Référent RGPD
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CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Bonne connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur, des différentes tutelles et partenaires du domaine de la vie de campus et/ ou la vie associative
Notion de base en gestion budgétaire et comptable
Connaissance des réseaux de relation interne et externe dans ces domaines
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Bonne maîtrise des techniques d'expression écrite, orale et de synthèse
Utilisation des outils de bureautiques
Mise en œuvre et optimisation des procédures de gestion spécifiques aux domaines liés à l'activité du service
Maîtrise des prérequis concernant le montage de projet
SAVOIRS ÊTRE
Sens des responsabilités
Capacité de reporting à sa hiérarchie
Organisation, rigueur, fiabilité
Sens du relationnel, de l'écoute, de la discrétion
Goût du travail en collaboration comme en autonomie
Sens de l'initiative et de l'animation, force de proposition
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Expérience souhaitée dans le domaine administratif.
